Factures et tampons de cabinet : quelles sont les obligations des ostéopathes ?
Nasrine Mezred - Experte installation chez Milou
Quel que soit le statut juridique choisi (micro-entreprise, régime réel…) pour l’exercice de votre activité d’ostéopathe, vous êtes tenu d’émettre une facture, ou note d’honoraires, pour toute consultation dispensée. La non-délivrance de facture, tout comme l’absence d’affichage de vos tarifs de consultation dans votre cabinet, peut entraîner des sanctions pénales 😨
Un sujet important, qui mérite donc toute votre attention 🧐 Quelles sont les mentions à faire figurer sur vos notes d’honoraires ? De quelle manière conserver vos factures ? Pendant combien de temps ? Milou vous explique tout ci-dessous, et vous indique aussi comment vous simplifier la vie 😎
Quelles sont les mentions obligatoires sur les factures des ostéopathes ?
Petite précision avant d’entrer dans le vif du sujet : dans le cas des professions libérales,
on parle généralement de « notes d’honoraires » plutôt que de « factures ».
Il s’agit d’une affaire de terminologie avant tout, car la note d’honoraires doit respecter les mêmes règles que la facture.
Dans la suite de cet article, et pour plus de facilité, nous emploierons le terme « facture », connu de tous 😉
Chacune de vos factures doit être datée et posséder un numéro d’identification unique.
Elle doit aussi comporter les mentions suivantes :
-
Les nom, prénom, adresse et téléphone de l’ostéopathe (+ votre adresse e-mail si vous le souhaitez).
Si vous êtes remplaçant, la facture doit être émise au nom du praticien titulaire, car c’est lui qui perçoit les honoraires de consultation, dont vous toucherez par la suite un certain pourcentage sous forme de rétrocessions d’honoraires. À la suite du nom de l’ostéopathe titulaire, vous pouvez indiquer « Remplacé par + votre nom et votre numéro ADELI ».
Si vous êtes collaborateur, c’est vous qui percevez directement les honoraires de consultation, dont vous reverserez par la suite un certain pourcentage à votre titulaire sous forme de redevance de collaboration. La facture doit donc être délivrée à votre nom, et non à celui du titulaire. - Si vous êtes entrepreneur individuel (régime réel ou micro-entreprise), la mention « EI » ou « Entreprise Individuelle » est obligatoire et doit être apposée à côté de votre nom sur tous vos documents officiels, y compris vos factures. Il s’agit d’une obligation en vigueur depuis mai 2022.
- Votre titre, à savoir l’intitulé de votre profession. Par exemple, « Ostéopathe D.O ».
- Le numéro ADELI/RPPS de l’ostéopathe. À noter que si vous êtes en cours d’installation et n’avez pas encore obtenu votre numéro ADELI/RPPS, vous pouvez quand même émettre des factures en précisant « numéro en cours d’attribution » 👌
- Le numéro SIRET de l’ostéopathe.
- Les nom, prénom et adresse du patient.
- La désignation (« description ») de la prestation de services. Dans votre cas, vous pouvez indiquer « Consultation d’ostéopathie ». Vous êtes évidemment libre d’apporter des précisions si vous le désirez (spécialité ou autre).
- La date de la consultation.
-
Le montant des honoraires de l’ostéopathe.
Nous vous recommandons également de préciser que le montant de la consultation a été payé. En effet, certaines mutuelles peuvent se montrer pointilleuses et réclamer la preuve que la facture a bien été acquittée par le patient. Par exemple, vous pouvez indiquer « honoraires acquittés » dans la rubrique « description » de la facture. Ainsi, vous éviterez à votre patient un éventuel rejet de la part de sa mutuelle. -
La signature et le cachet de l’ostéopathe.
Bien que le tampon de cabinet ne soit pas strictement obligatoire pour les ostéopathes, nous vous conseillons vivement d’en apposer un aux côtés de votre signature. En effet, certaines mutuelles refusent les factures qui en sont dépourvues.
Sur votre tampon, vous devez faire figurer : vos nom et prénom, l’intitulé de votre profession, vos coordonnées (adresse + téléphone) ainsi que votre numéro ADELI/RPPS. - Les ostéopathes n’étant pas soumis à la TVA pour les actes de soin qu’ils dispensent, il est nécessaire d’indiquer la mention « TVA non applicable, Article 293 B du CGI » en bas de votre facture.
💡 Bon à savoir :
La mention du mode de paiement (espèces, carte bancaire, etc.) n’est pas obligatoire, mais vous pouvez bien sûr l’ajouter sur votre facture.
Vous souhaitez en savoir plus sur les modes de règlement pour les ostéopathes ?
Rendez-vous ici 👈
⚠️ Attention :
Si vous êtes membre d’une AGA (Association de Gestion Agréée), vous devez accepter, en plus des espèces, le règlement par carte bancaire ou par chèque 💳
Il est dès lors recommandé de mentionner le nom de l’organisme et de reproduire sur votre facture le texte suivant :
« Membre d’une association agréée acceptant à ce titre le règlement des honoraires par carte bancaire (ou) par chèques libellés à son nom ».
Vous souhaitez en savoir plus sur les AGA ?
Jetez un œil à notre article dédié 😉
Combien de temps les ostéopathes doivent-ils conserver leurs factures ?
Votre facture doit être émise en double exemplaire 👯 : l’original est à remettre à votre patient (sous format papier ou électronique), la copie vous est destinée.
💡 Bon à savoir : Vous n’êtes pas obligé de délivrer une facture si le tarif de la consultation ne dépasse pas 25 €. Mais si votre patient en réclame une, vous devez répondre à sa demande.
Vous devez conserver le double, sous format papier ou électronique, pendant trois années complètes en plus de l’année en cours ⏳ Mais il est souvent conseillé de conserver ses documents comptables pendant 10 ans, ce qui correspond à la durée maximale pendant laquelle l’administration fiscale peut effectuer des contrôles !
Comment les ostéopathes doivent-ils conserver leurs factures ?
Il est essentiel pour tout ostéopathe de maintenir à jour sa facturation 📚, quel que soit le régime d’imposition choisi.
En effet, même en micro-entreprise avec des obligations comptables simplifiées, il reste nécessaire de tenir un « livre de recettes »
– c’est-à-dire un registre comptable regroupant l’ensemble des encaissements que vous avez perçus, classés par date.
Chaque nouvelle entrée de ce registre doit être justifiée par une facture.
Au vu de ces obligations comptables, vous comprenez sans doute pourquoi il est important d’adopter un bon système de classement 🗂️ !
C’est d’ailleurs dans cette optique que chaque facture doit disposer d’un numéro d’identification unique,
comme nous l’avons déjà précisé dans la première partie de notre article.
Mais pas question d’attribuer à vos factures des numéros aléatoires !
Chaque numéro doit être basé sur une séquence chronologique, sans rupture.
En d’autres termes, les factures doivent se suivre, même si vous restez libre quant au choix de la séquence, qui doit être logique 🤓
Vous pouvez par exemple suivre la logique « année + mois + numéro d’ordre » : 2023-01-001, puis 2023-01-002, 2023-01-003, etc.
💡 Bon à savoir : Notre logiciel ostéopathe Milou prend en charge la gestion de la facturation. Les numéros de facture y sont générés automatiquement, sans risque de rupture de la séquence, selon la logique « année + mois + numéro d’ordre ». Vous n’avez plus à vous en soucier ⛱️
Logiciel Milou : comment faciliter la facturation des ostéopathes ?
Bien que la facturation manuscrite soit totalement acceptée, ce mode de fonctionnement est laborieux et exige une grande rigueur.
Une solution alternative consiste à utiliser un tableur comme Excel ou Google Sheet,
mais là encore il ne s’agit pas d’une méthode optimale, car vous devrez penser à inclure
toutes les mentions obligatoires et saisir toutes les données à la main 🤯
La méthode optimale pour vous faciliter la vie et vous faire gagner un maximum de temps ? Notre logiciel patientèle Milou, pourvu d’un outil de facturation 🤠
Le principe ?
- Vous paramétrez une fois votre modèle de facture : les mentions obligatoires vous sont automatiquement proposées, et vous pouvez ajouter toute autre indication que vous jugez utile au regard de votre situation personnelle 😀 Vous pouvez également inclure le scan de votre signature et du tampon de votre cabinet.
- Une fois sur la fiche de votre patient pendant le déroulement de la consultation, vous générez la facture et l’envoyez par mail en un clic 💪 Vous n’avez plus rien à faire : la facture est directement envoyée par e-mail à votre patient 📧 et rigoureusement archivée sur votre logiciel. Simple et efficace !
Vous êtes intéressé ? Testez gratuitement notre logiciel ici.
Vous avez encore des questions ? N’hésitez pas à nous contacter à cette adresse : contact@imicare.io 💌
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