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Factures et tampons de cabinet : quelles sont les obligations des ostéopathes ?

Quel que soit le statut juridique choisi (micro-entreprise, régime réel…) pour l’exercice de votre activité d’ostéopathe, vous êtes tenu d’émettre une facture, ou note d’honoraires, pour toute consultation dispensée. La non-délivrance de facture, tout comme l’absence d’affichage de vos tarifs de consultation dans votre cabinet, peut entraîner des sanctions pénales 😨

Un sujet important, qui mérite donc toute votre attention 🧐 Quelles sont les mentions à faire figurer sur vos notes d’honoraires ? De quelle manière conserver vos factures ? Pendant combien de temps ? Milou vous explique tout ci-dessous, et vous indique aussi comment vous simplifier la vie 😎

Quelles sont les mentions obligatoires sur les factures des ostéopathes ?

Petite précision avant d’entrer dans le vif du sujet : dans le cas des professions libérales, on parle généralement de « notes d’honoraires » plutôt que de « factures ». Il s’agit d’une affaire de terminologie avant tout, car la note d’honoraires doit respecter les mêmes règles que la facture. Dans la suite de cet article, et pour plus de facilité, nous emploierons le terme « facture », connu de tous 😉

Chacune de vos factures doit être datée et posséder un numéro d’identification unique. Elle doit aussi comporter les mentions suivantes :

• Les nom, prénom, adresse et téléphone de l’ostéopathe (+ votre adresse e-mail si vous le souhaitez).
  
  Si vous êtes remplaçant, la facture doit être émise au nom du praticien titulaire, car c’est lui qui perçoit les honoraires de consultation, dont vous toucherez par la suite un certain pourcentage sous forme de rétrocessions d’honoraires. À la suite du nom de l’ostéopathe titulaire, vous pouvez indiquer « Remplacé par + votre nom et votre numéro RPPS ».
  
  Si vous êtes collaborateur, c’est vous qui percevez directement les honoraires de consultation, dont vous reverserez par la suite un certain pourcentage à votre titulaire sous forme de redevance de collaboration. La facture doit donc être délivrée à votre nom, et non à celui du titulaire.
• Si vous êtes entrepreneur individuel (régime réel ou micro-entreprise), la mention « EI » ou « Entreprise Individuelle » est obligatoire et doit être apposée à côté de votre nom sur tous vos documents officiels, y compris vos factures. Il s’agit d’une obligation en vigueur depuis mai 2022.
• Votre titre, à savoir l’intitulé de votre profession. Par exemple, « Ostéopathe D.O ».
• Le numéro RPPS de l’ostéopathe. À noter que si vous êtes en cours d’installation et n’avez pas encore obtenu votre numéro RPPS, vous pouvez quand même émettre des factures en précisant « numéro en cours d’attribution » 👌
• Le numéro SIRET de l’ostéopathe.
• Les nom, prénom et adresse du patient.
• La désignation (« description ») de la prestation de services. Dans votre cas, vous pouvez indiquer « Consultation d’ostéopathie ». Vous êtes évidemment libre d’apporter des précisions si vous le désirez (spécialité ou autre).
• La date de la consultation.
• Le montant des honoraires de l’ostéopathe.
  
  Nous vous recommandons également de préciser que le montant de la consultation a été payé. En effet, certaines mutuelles peuvent se montrer pointilleuses et réclamer la preuve que la facture a bien été acquittée par le patient. Par exemple, vous pouvez indiquer « honoraires acquittés » dans la rubrique « description » de la facture. Ainsi, vous éviterez à votre patient un éventuel rejet de la part de sa mutuelle.
• La signature et le cachet de l’ostéopathe.
  
  Bien que le tampon de cabinet ne soit pas strictement obligatoire pour les ostéopathes, nous vous conseillons vivement d’en apposer un aux côtés de votre signature. En effet, certaines mutuelles refusent les factures qui en sont dépourvues.
  
  Sur votre tampon d'ostéopathe, vous devez faire figurer : vos nom et prénom, l’intitulé de votre profession, vos coordonnées (adresse + téléphone) ainsi que votre numéro RPPS.
• Les ostéopathes n’étant pas soumis à la TVA pour les actes de soin qu’ils dispensent, il est nécessaire d’indiquer la mention « TVA non applicable, article 261-4-1° du CGI » en bas de votre facture.

Combien de temps les ostéopathes doivent-ils conserver leurs factures ?

Votre facture doit être émise en double exemplaire 👯 : l’original est à remettre à votre patient (sous format papier ou électronique, afin qu’il puisse l’envoyer à sa mutuelle pour une éventuelle prise en charge des frais d’ostéopathie) ; la copie vous est destinée (pour archivage).

Vous devez conserver le double, sous format papier ou électronique, pendant 10 ans ⏳, ce qui correspond à la durée maximale pendant laquelle l’administration fiscale peut effectuer des contrôles !

Comment les ostéopathes doivent-ils archiver leurs factures ?

Il est essentiel pour tout ostéopathe de maintenir à jour sa facturation 📚, quel que soit le régime d’imposition choisi. En effet, même en micro-entreprise avec des obligations comptables simplifiées, il reste nécessaire de tenir un « livre de recettes » – c’est-à-dire un registre comptable regroupant l’ensemble des encaissements que vous avez perçus, classés par date. Chaque nouvelle entrée de ce registre doit être justifiée par une facture.

Au vu de ces obligations comptables, vous comprenez sans doute pourquoi il est important d’adopter un bon système de classement 🗂️ ! C’est d’ailleurs dans cette optique que chaque facture doit disposer d’un numéro d’identification unique, comme nous l’avons déjà précisé dans la première partie de notre article.

Mais pas question d’attribuer à vos factures des numéros aléatoires ! Chaque numéro doit être basé sur une séquence chronologique, sans rupture. En d’autres termes, les factures doivent se suivre, même si vous restez libre quant au choix de la séquence, qui doit être logique 🤓

Vous pouvez par exemple suivre la logique « année + mois + numéro d’ordre » : 2023-01-001, puis 2023-01-002, 2023-01-003, etc.

Logiciel Milou : comment faciliter la facturation des ostéopathes ?

Bien que la facturation manuscrite soit totalement acceptée, ce mode de fonctionnement est laborieux et exige une grande rigueur. Une solution alternative consiste à utiliser un tableur comme Excel ou Google Sheet, mais là encore il ne s’agit pas d’une méthode optimale, car vous devrez penser à inclure toutes les mentions obligatoires et saisir toutes les données à la main 🤯

La méthode optimale pour vous faciliter la vie et vous faire gagner un maximum de temps ? Notre logiciel patientèle Milou, pourvu d’un outil de facturation électronique spécialement conçu pour les ostéopathes 🤠

Le principe ?

1. Vous paramétrez une fois votre modèle de facture : les mentions obligatoires vous sont automatiquement proposées, et vous pouvez ajouter toute autre indication que vous jugez utile au regard de votre situation personnelle 😀 Vous pouvez également inclure le scan de votre signature et du tampon de votre cabinet.
2. Une fois sur la fiche de votre patient pendant le déroulement de la consultation, vous générez la facture et l’envoyez par mail en un clic 💪 Vous n’avez plus rien à faire : la facture est directement envoyée par e-mail à votre patient 📧 et rigoureusement archivée sur votre logiciel. Simple et efficace !

Vous êtes intéressé ? Testez gratuitement notre logiciel ici.

Vous avez encore des questions ? N’hésitez pas à nous contacter à cette adresse : contact@milou.care 💌

Questions fréquentes des ostéopathes concernant la facturation

• La facturation électronique est-elle obligatoire pour les ostéopathes ?
  
  Non, à l’heure actuelle la facturation électronique n’est pas obligatoire pour les ostéopathes. En revanche :
  • La législation est en pleine évolution 😬 À partir du 1er septembre 2026, l’obligation d’émettre et de recevoir des factures électroniques s’appliquera progressivement aux entreprises (y compris les micro-entreprises) établies en France. N’étant pas assujettis à la TVA (pour les actes de soins qu’ils dispensent eux-mêmes), les ostéopathes n’entrent pas dans le calendrier d’application de cette réforme… Pour le moment ⏳! Vous souhaitez en savoir plus ? Rendez-vous ici 👈
  • Les ostéopathes doivent respecter toutes les normes de facturation en vigueur 🤓 Le non-respect de ces obligations les expose à des amendes… y compris pour une seule mention manquante sur la facture émise 😨 L’utilisation d’un logiciel de facturation électronique permet d’éviter les oublis et de limiter au maximum le risque d’erreur.
  • Un logiciel de facturation électronique permet aux ostéopathes d’éditer, envoyer et archiver leurs factures pdf en un clic, leur faisant économiser ainsi un temps précieux 🚀
• Est-il obligatoire d’émettre une facture pour une consultation d’ostéopathie ?
  
  Les ostéopathes ont l’obligation légale d’émettre une facture :
  • pour toute consultation dont le montant est supérieur à 25 euros ;
  • si le patient réclame une facture (par exemple, pour se faire rembourser par sa mutuelle) et ce, quel que soit le montant de la consultation ;
  • en cas de prestation(s) pour un professionnel (ex. consultations d’ostéopathie dispensées en entreprise).
  En bref, la facturation s’impose à chaque consultation d’ostéopathie, sauf exception. Disposer d’un logiciel de facturation électronique s’avère donc particulièrement utile pour automatiser cette tâche, gagner du temps et limiter le risque d’erreur 💪
• Est-il obligatoire d’apposer un tampon sur les factures d’ostéopathie ?
  
  Bien que le tampon de cabinet ne soit pas strictement obligatoire, il est vivement conseillé d’en apposer un à côté de la signature de l’ostéopathe. En effet, certaines mutuelles refusent les factures qui en sont dépourvues 🙄 Doivent figurer sur votre tampon d’ostéopathe : les nom et prénom, l’intitulé de la profession, les coordonnées (adresse + téléphone) et le numéro RPPS de l’ostéopathe.
  
  À noter que le logiciel d’ostéopathie Milou vous permet d’inclure le scan de votre signature et le tampon de votre cabinet automatiquement sur chacune de vos factures électroniques ❤️
• Est-il possible d’utiliser un facturier papier ou un logiciel de traitement de texte tel que Word pour émettre des factures d’ostéopathie ?
  
  Tant qu’y figurent toutes les mentions légales obligatoires, les factures d’ostéopathie peuvent être éditées via un logiciel de traitement de texte, ou même être complétées manuscritement en utilisant un carnet de factures 📚
  
  Attention néanmoins : vous devrez aussi trouver une solution d’archivage fiable et sécurisée sur du long terme, car l’administration fiscale peut effectuer des contrôles de votre comptabilité jusqu’à 10 ans après la clôture de l’exercice concerné ! Une simple sauvegarde sur votre ordinateur ne suffit pas : un archivage en bonne et due forme s’effectue sur plusieurs supports différents afin d’éviter tout risque de perte de données 💾
  
  À cet égard, un logiciel de facturation électronique vous facilitera grandement la vie : non seulement il vous permettra d’émettre une facture rigoureusement conforme en un seul clic, mais il archivera aussi automatiquement vos factures sur des serveurs répondant à des normes strictes en matière de protection des données 🤓
• Qui doit conserver les factures en cas de remplacement ?
  
  Dans le cas d’un remplacement, les factures sont émises au nom du titulaire, car c’est lui qui perçoit les honoraires de consultation. C’est donc au titulaire qu’il incombe de conserver les factures, que ce soit sous format papier ou sous format numérique. Les factures devront être conservées pendant une durée de 10 ans.
• Qui doit conserver les factures en cas de collaboration ?
  
  Dans le cas d’une collaboration, les factures sont émises au nom de l’ostéopathe collaborateur, car c’est lui qui perçoit les honoraires de consultation. C’est donc au collaborateur, et non au titulaire, qu’il incombe de conserver les factures, que ce soit sous format papier ou sous format numérique. Les factures devront être conservées pendant une durée de 10 ans.
• Est-il possible de facturer une consultation avant d’avoir son numéro RPPS ?
  
  Un ostéopathe peut commencer à exercer son activité, et donc émettre des factures, à condition d’avoir entamé toutes les démarches relatives à la création de son entreprise. En d’autres mots, vous pouvez facturer si vous n'avez pas encore obtenu votre numéro RPPS, mais vous devez être en mesure de prouver que votre entreprise est en cours de création 🚧 Dans ce cas, vous devrez indiquer la mention « numéro RPPS en cours d’attribution » sur vos factures émises.
  
  Vous souhaitez en savoir plus ? Consultez notre article « Facturer une consultation avant la création de son entreprise d’ostéopathie » 😉

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