Word ou Excel pour un ostéopathe : pourquoi il est dangereux de stocker ses données de santé sur son ordinateur

Nasrine Mezred - Experte installation chez Milou

22 avril 2024 - 6 min de lecture

Word, Pages, Excel : des logiciels que nous connaissons tous et que la majorité d’entre nous utilisent déjà dans leur vie de tous les jours. En apparence, quoi de plus tentant pour facturer ses patients, prendre ses notes de consultation et gérer ses dossiers patients ?

Pourtant, les logiciels médicaux en ligne sont en plein boum, et ce n’est pas un hasard 🧐 Au-delà des nombreux outils qu’ils proposent pour faciliter le quotidien des professionnels de santé, ils garantissent une sécurité et une conformité que les logiciels hors ligne ne peuvent offrir. Implémentation du RGPD, sécurisation des données de santé, évolution progressive vers la facturation électronique obligatoire… l’obsolescence de Word et Excel, en tant qu’outils de gestion de cabinet, semble se dessiner peu à peu ⏳

Pourquoi ne faut-il pas sauvegarder ses données de santé sur son ordinateur ? Quelle est la meilleure solution de stockage ? Comment effectuer rapidement la transition vers un logiciel spécialisé ? Milou vous explique tout ci-dessous👇

Les normes imposées par le RGPD

Depuis 2018 et l’entrée en vigueur du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), les professionnels de santé ont vu leur responsabilité augmenter à l’égard des données patients qu’ils collectent 🤨

En tant qu’ostéopathe, vous êtes garant de la sécurité et de la confidentialité des données personnelles de votre patientèle, dont vous devez limiter l’usage au domaine strictement médical. Le non-respect du RGPD exposant les praticiens à des sanctions pénales 😱, le stockage des données de santé est devenu un véritable enjeu !

Dans cette optique, la sauvegarde sur ordinateur, disque dur ou clé USB peut sembler rassurante. À l’inverse, l’utilisation d’un logiciel médical en ligne, potentiellement exposé à des cyberattaques, peut susciter la méfiance.

Dans les faits, c’est tout l’inverse : seule l’utilisation d’un logiciel ostéopathe hébergeant vos données patients sur des serveurs spécialisés, appelés serveurs HDS (Hébergeurs de Données de Santé), vous garantit une parfaite conformité RGPD en toute simplicité 🤓

Mais avant de vous en dire plus au sujet de ces logiciels, voyons pourquoi la sauvegarde « hors ligne » peut se révéler très dangereuse 💣

Pourquoi ne faut-il pas stocker ses données de santé sur ordinateur ou disque dur ?

Les dangers : le vol et la perte des données de santé

Le vol de vos données de santé peut se produire de deux manières :

• Tout d’abord, vous pouvez vous faire voler l’ordinateur, la clé USB ou le disque dur sur lequel vous avez sauvegardé vos données patients. Celles-ci se retrouvent alors entre les mains d’une personne mal intentionnée 👿, qui peut les utiliser comme bon lui semble. La vie privée de votre patientèle est exposée, nuisant sérieusement à votre réputation 😔
• Ensuite – et c’est ce point qui vous surprendra peut-être – vous pouvez vous faire voler vos données par des logiciels espions. On pense à tort que le stockage « hors ligne » protège des cyberattaques. En réalité, vous n’êtes jamais hors ligne, car vous naviguez sur internet. Le principal vecteur est d’ailleurs votre boîte mail 📬, un outil dont vous pourrez difficilement vous passer !
  
  Un antivirus ne protège pas totalement votre ordinateur qui, sans même que vous en ayez conscience, se laisse envahir par des malwares. Ces tout petits logiciels, malveillants et totalement invisibles, peuvent alors accéder aux données de santé sauvegardées sur votre ordinateur, pour les communiquer ensuite à des sites pirates 😲

Ajoutez encore à cela que vous pouvez perdre vos supports de stockage, mais aussi qu’ils ne sont pas à l’abri d’un accident ou d’une défaillance technique !

Rappelons qu’un ordinateur portable a une durée de vie de 3 à 5 ans environ, après quoi son système d’exploitation se dégrade. Pas très rassurant lorsque l’on sait que le RGPD impose une durée de 20 ans pour la conservation des données de santé.

Est-il possible de sécuriser ses données de santé sur ordinateur ou disque dur ?

Bien sûr, il est possible de sécuriser les données que vous sauvegardez sur votre ordinateur. Mais, comme nous allons le voir, c’est une procédure aussi longue que laborieuse 🐢

Voici quelques bonnes pratiques à mettre en place :

• Au moins une fois par semaine, effectuez une sauvegarde de l’ensemble de vos données sur deux supports distincts (ordinateur + disque externe), voire plus 💾 ! En cas de perte, vol ou casse de l’un de ces supports, vous pourrez ainsi récupérer vos données sur l’autre. Le problème de cette technique ? À moins d’être très rigoureux, la confusion peut rapidement s’installer : fichiers manquants, doublons, oubli de mise à jour d’un des supports, etc. 🤯
• Protégez votre ordinateur avec un mot de passe complexe et unique.
• Chiffrez le contenu de votre ordinateur, clé USB et autres disques externes 🔐, afin de rendre vos données de santé illisibles pour toute personne qui tenterait d’y accéder, notamment en cas de vol. Il s’agit d’un point important, mais laborieux et potentiellement très problématique. En effet, le chiffrement est irréversible : seule la clé de déchiffrement que vous aurez définie (et qui, pour être efficace, doit être complexe et unique) vous permettra de rendre vos données à nouveau lisibles… Imaginez la catastrophe si vous la perdez 😰 À noter que vous n’aurez pas ce problème avec un logiciel en ligne : des options de récupération sont toujours prévues en cas de mot de passe oublié 😉
• Conservez vos supports de stockage dans les endroits les plus sécurisés possible (idéalement sous coffre-fort !).
• Installez un antivirus sur votre ordinateur (ce qui ne garantit malheureusement pas une protection totale).
• Ne laissez pas votre ordinateur entre les mains de personnes qui ne sont pas dignes de confiance. Cette remarque s’applique également à vos proches qui, par mégarde, pourraient effacer certaines de vos données. De manière générale, il est préférable de réserver un ordinateur exclusivement à l’usage de votre activité libérale.
• Si vous effacez certains fichiers comprenant des données de santé, veillez également à les supprimer de votre corbeille 🗑️

Bien que la mise en place de ces bonnes pratiques ne soit pas insurmontable, on conviendra que les appliquer de manière quotidienne prend des allures de défi 💪

Dans les faits, les professionnels de santé qui ont choisi des logiciels hors ligne pour la gestion de leur patientèle – et notamment Word et Excel – ne s’imposent pas une telle discipline, pourtant nécessaire pour respecter le RGPD et ne pas s’exposer à des sanctions en cas d’incident.

Quelle est la meilleure solution pour stocker ses données de santé ?

Comme nous venons de le voir, la sauvegarde des données hors ligne peut se révéler dangereuse 💣 Ce qui ne signifie pas pour autant qu’il faut choisir n’importe quelle solution de stockage en ligne. Internet est tout aussi insécurisé si vous utilisez les mauvais outils.

Ainsi, le RGPD stipule que les données de santé doivent être localisées sur un serveur agréé, encadrant spécifiquement l’hébergement des données de santé, avec toutes les normes de sécurité que cela implique.

🚨 Oubliez donc le cloud et les services tels que Dropbox ou Google Drive : les informations qui y sont stockées ne sont pas chiffrées 🚨

Notre logiciel de patientèle Milou utilise des serveurs HDS (Hébergeur de Données de Santé). Il s’agit d’une norme internationale attribuée par un organisme certificateur indépendant qui est accrédité par l’État. En matière de sécurité et de fiabilité, les standards imposés par la certification HDS sont les plus élevés, et sont même supérieurs à ceux de l’agrément français HADS. Ils sont donc parfaits pour être conforme RGPD 🥳

De plus, sur Milou, les données sont sauvegardées sur des serveurs HDS quotidiennement 💾 La sauvegarde, qui est réalisée automatiquement chaque jour, est « roulante » ; c’est-à-dire que des sauvegardes des jours précédents sont aussi gardées temporairement en mémoire de manière à créer un roulement et éviter le moindre problème de perte de données 🤩

Comment passer de Word et Excel à un logiciel de santé en ligne ?

Vous avez débuté votre carrière d’ostéopathe avec Word et Excel et le passage vers un logiciel de gestion de cabinet vous fait peur ? En réalité, c’est très simple :

• L’équipe Milou s’occupe d’importer vos données patients sur votre nouveau logiciel !
• Milou est un logiciel intuitif, avec une prise en main rapide et plébiscité par les ostéopathes (voir les avis) ⭐
• Notre marque de fabrique, c’est notre disponibilité 🥰 Nous prendrons le temps de discuter avec vous pour réaliser la transition la plus simple et rapide qui soit !

Démonstration gratuite et personnalisée de votre nouveau logiciel, service support réactif et à l’écoute en cas de problème… L’équipe Milou est là pour vous accompagner, au lancement de votre activité d’ostéopathe et tout au long de votre carrière 💪

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